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Trasferte, ospitalità e rappresentanza: domande e risposte

Chi può effettuare trasferte?

I soggetti che normalmente effettuano trasferte e che possono chiedere il rimborso delle spese sopportate durante una missione sono:

  • Soci lavoratori di società di persone;
  • Amministratori di società di capitali;
  • Collaboratori;
  • Lavoratori dipendenti;
  • Tirocinanti e borsisti;
  • Collaboratori autonomi occasionali.

Cos’è una trasferta?

Si è in presenza di una trasferta o missione quando il lavoratore o collaboratore si reca o viene destinato occasionalmente e temporaneamente a svolgere le proprie mansioni in luogo diverso da quello in cui si trova la sede abituale di lavoro (come definita nel contratto di lavoro o di collaborazione).

Esempi:

  • un dipendente con mansioni di elettricista si reca presso il cantiere per installare un quadro elettrico;
  • un dipendente con mansioni di venditore si reca presso un cliente per raccogliere un ordine;
  • il responsabile amministrativo si reca presso la banca per il rinnovo degli affidamenti bancari.

È necessario autorizzare la trasferta?

A decorrere dal 1997 non è più necessaria alcuna documentazione che formalizzi l’autorizzazione alla trasferta da parte dell’impresa anche se potrebbe essere buona prassi amministrativa quella di rilasciare un’autorizzazione formale alla trasferta (c.d. lettera di incarico).

Dove si fanno le trasferte?

La trasferta può essere effettuata:

  • nel territorio comunale dove ha sede la ditta/società committente;
  • fuori dal territorio comunale in Italia;
  • all’estero.

I trasferimenti che il lavoratore dipendente effettua dalla residenza anagrafica alla sede di lavoro e viceversa non sono considerati trasferta.

Il trattamento fiscale agevolato di cui si parlerà in seguito riguarda esclusivamente i rimborsi spese relativi alle trasferte effettuate:

  • dai dipendenti e dai collaboratori fuori del Comune della sede di lavoro indicata nel contratto di lavoro;
  • dai collaboratori fuori del Comune di domicilio fiscale degli stessi. Per amministratori e sindaci di società, quindi, occorre fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore a condizione che, dall’atto di nomina, non risulti diversamente individuata la sede di lavoro.

Quali sono i documenti della trasferta?

La documentazione dei costi di trasferta varia a seconda del tipo di spesa sostenuta:

  • Viaggio e trasporto: i documenti possono essere anche anonimi ma devono almeno contenere luogo e data del viaggio per poterli ricondurre alla trasferta:
    • Biglietti dell’autobus/metropolitana per trasporto urbano o extra-urbano;
    • Biglietti del treno;
    • Biglietti aerei;
    • Biglietti del traghetto;
    • Ricevute dei viaggi in taxi;
    • Fatture per noleggio di autovetture;
    • Ricevute per pedaggi autostradali o estratti conto del Telepass;
  • Rimborsi chilometrici: i viaggi con il mezzo del dipendente o collaboratore devono essere riepilogati in un documento che specifica analiticamente per ciascun viaggio:
    • Data della trasferta;
    • Comune di trasferta;
    • Soggetto visitato (cliente, fornitore, ecc.);
    • Chilometri percorsi;
    • Tipo automezzo utilizzato (marca, modello, alimentazione, chilometri percorsi annualmente dal veicolo sia per missioni di lavoro che per fini personali). Sulla base di questi dati sarà possibile individuare (sul sito dell’ACI) la tariffa chilometrica spettante. In alternativa, il datore di lavoro o committente può definire una tariffa aziendale chilometrica;
  • Vitto e alloggio: il soggetto che effettua la trasferta può liberamente presentare una fattura o una ricevuta fiscale o lo scontrino parlante, intestati a sé stesso oppure intestati all’impresa o società (datore di lavoro). Rientrano in questa categoria:
    • Fatture di alberghi;
    • Fatture o ricevute fiscali di ristoranti;
    • Scontrini di bar;
    • Fatture o scontrini di generi alimentari acquistati presso supermercati: solo per prodotti pronti per il consumo o da preparare a propria cura ove la tipologia di alloggio prescelto per la trasferta lo consenta (residence).
  • Altre spese:
    • Ricevute di ricariche telefoniche;
    • Ricevute per acquisto di riviste e giornali;
    • Ricevute di spese per parcheggi;
    • Ricevute di spese di lavanderia;
    • Scontrini o ricevute per altre spese che non siano sostenute nell’esclusivo interesse del lavoratore (es: souvenirs).
  • Spese di rappresentanza durante una trasferta: la gestione di questa tipologia di spese sarà trattata più avanti.

Per le spese sostenute all’estero di regola vale il tipo di documento rilasciato secondo la legislazione in vigore nello Stato estero, anche se difforme da quello che sarebbe emesso per una simile spesa in Italia, a condizione che:

  • il documento contenga il nominativo della ditta fornitrice, l’indicazione dei beni acquistati o dei servizi resi;
  • la legislazione dello Stato estero non preveda l’obbligatorietà della emissione di un documento contenente le stesse informazioni richieste dalla normativa italiana.

Quali metodi esistono per gestire il rimborso delle spese di trasferta?

Per le trasferte nell’ambito del territorio comunale si può usare:

  • Il metodo forfetario;
  • Il metodo analitico o a piè di lista.

Per le trasferte fuori dal territorio comunale e per le trasferte all’estero si può usare:

  • Il metodo forfetario;
  • Il metodo analitico o a piè di lista;
  • Il metodo misto.

 

Il metodo del rimborso analitico o a piè di lista consiste nel rimborso, dietro presentazione di idonea documentazione probatoria, delle spese sostenute dal dipendente o collaboratore. Tale rimborso, relativamente alle spese di vitto e alloggio, è esente da Irpef e contributi se inferiore a:

  • Per le trasferte Italia: Euro 180,76 al giorno;
  • Per le trasferte all’estero: Euro 258,23 al giorno.

Il metodo forfetario consiste nell’erogazione di un’indennità forfetaria di trasferta, senza presentazione di documenti di spesa, relativamente alle spese di vitto e alloggio, esente da Irpef e contributi se inferiore a:

  • Per le trasferte Italia: Euro 46,48 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio;
  • Per le trasferte all’estero: Euro 77,47 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio.

Il metodo misto assembla i due metodi visti in precedenza. Consiste nell’erogazione di un’indennità forfetaria di trasferta e nel rimborso analitico di alcune spese. L’indennità forfetaria, in questi casi, è esente da Irpef se inferiore a:

  • Per le trasferte Italia:
    • Euro 15,49 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
    • Euro 30,99 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
    • Euro 46,48 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe);
  • Per le trasferte all’estero.
    • Euro 25,82 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
    • Euro 51,65 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
    • Euro 77,47 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe).

 

Per quanto riguarda i rimborsi chilometrici relativi all’utilizzo da parte del dipendente o amministratore del mezzo proprio (in luogo di quello aziendale) la deducibilità è limitata al costo di percorrenza in base a tabelle ACI o a tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (20 se con motore diesel). Una eventuale quota eccedente sarà ripresa a tassazione. Il rimborso in ogni caso (sia che si tratti di rimborso spese analitico, forfetario o misto) può essere effettuato solo sulla base di un tabulato analitico dei viaggi effettuati.

Cos’è la nota spese?

È il documento che consente all’impresa di dedurre i costi di trasferta e al lavoratore di ottenere il rimborso per le spese effettuate.

La nota spese deve essere firmata dal dipendente in quanto l’Amministrazione Finanziaria ha ritenuto che la sua sottoscrizione costituisca elemento vincolante per la deducibilità dei costi in essa riportati.

La nota spese è esente dall’imposta di bollo. I singoli documenti, invece, qualora contengano importi esclusi da Iva, devono essere assoggettati all’imposta di bollo di euro 2,00 per importi superiori a euro 77,47.

Quali sono le regole ires e irpef applicabili alle spese alberghiere e di ristorazione?

Per i lavoratori autonomi le spese alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande relative alle trasferte sono deducibili (ai fini Ires e Irpef) nella misura del:

  • 75% del costo e in ogni caso per un importo complessivamente non superiore al
  • 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. Nel caso di spese alberghiere e di ristorazione per la partecipazione a convegni, vanno assunte nella misura del 50% (in pratica occorre computare il 50% del 75% del costo).

Per le imprese le spese alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande relative alle trasferte sono deducibili (ai fini Ires e Irpef) nella misura del:

  • 100% se effettuate da dipendenti e titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa (amministratori) fuori dal territorio comunale;
  • 75% se effettuate da dipendenti e titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa (amministratori di srl o spa) all’interno del territorio comunale;
  • 75% se effettuate da soci lavoratori di società di persone (snc e sas).

Cosa sono le spese di rappresentanza?

Sono definite di rappresentanza le seguenti spese:

  • Spese per viaggi turistici, in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi, la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa (es: vendita di pentole durante un viaggio turistico);
  • Spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di:
    • ricorrenze aziendali o festività nazionali o religiose;
    • inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa;
    • mostre, fiere ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa;
  • Ogni altra spesa per beni (es: panettoni di natale, agende, chiavette USB, ecc.) e servizi (es: pranzi offerti al ristorante) distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza.

In merito alle spese di rappresentanza relative a spese di somministrazione di alimenti e bevande (es: ristoranti) sul documento di spesa (davanti o dietro alla fattura o alla ricevuta fiscale) o con un documento allegato vanno indicati:

  • i dati dell’impresa che sostiene il costo;
  • il/i soggetto/i che hanno usufruito del pasto/pernottamento (dipendente, amministratore, titolare, socio, cliente, fornitore, ecc.).

Cosa sono le spese di ospitalità?

Le spese di ospitalità si distinguono in tre categorie principali:

  • spese per ospitalità gratuita di clienti attuali o potenziali in concomitanza di mostre, fiere, esposizioni di beni e servizi realizzati dall’impresa oppure visite alla sede, stabilimento o unità produttive dell’impresa:
    • detraibilità Iva: 100%;
    • deducibilità Ires/Irpef spese viaggio: 100%;
    • deducibilità Ires/Irpef spese vitto e alloggio: 75%;
  • spese per l’ospitalità gratuita di clienti attuali o potenziali e di soggetti differenti sopportate per scopo di promozione e di pubbliche relazioni e inquadrabili tra le spese di rappresentanza:
    • detraibilità Iva: 0%;
    • deducibilità Ires/Irpef spese viaggio: 100% con il test dei ricavi per le spese di rappresentanza;
    • deducibilità Ires/Irpef spese vitto e alloggio: 75% con il test dei ricavi;
  • spese per l’ospitalità di soggetti diversi oppure situazioni non collocabili nelle ipotesi precedentemente indicate:
    • detraibilità Iva: 0%;
    • deducibilità Ires/Irpef spese viaggio: 100% con il test dei ricavi;
    • deducibilità Ires/Irpef spese vitto e alloggio: 75% con il test dei ricavi.

In che misura sono deducibili le spese di rappresentanza?

Sono deducibili interamente, in ogni caso, le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro.

Il valore di 50,00 euro deve essere considerato unitariamente e non con riferimento ai singoli beni che compongono l’omaggio. Ne deriva che un cesto natalizio, ad esempio, va considerato nel suo insieme e non per i singoli componenti contenuti.

Qualora le spese di rappresentanza siano relative a spese alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande (es: pranzo offerto a clienti, fornitori, dipendenti, agenti, consulenti, ecc.) le stesse sono deducibili nella misura massima del 75% e poi sottoposte al test di redditività di seguito indicato.

Le spese di rappresentanza di importo superiore ai 50,00 euro, le spese di rappresentanza in genere e le spese di rappresentanza relative a spese alberghiere e di somministrazione sono deducibili nella misura massima indicata nella seguente tabella:

Fino al 2015 Dal 2016 Ricavi e proventi della gestione caratteristica
1,30% 1,50% Fino a 10 milioni di euro
0,50% 0,60% Parte eccedente 10 milioni di euro e fino a 50 milioni
0,10% 0,40% Parte eccedente 50 milioni di euro

Quali sono le regole iva per le spese alberghiere e di ristorazione?

É possibile detrarre al 100% l’Iva sulle fatture per spese alberghiere e di ristorazione salvo che non si tratti di spese di rappresentanza.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che qualora l’impresa, per motivi di semplificazione amministrativa e contabile, non abbia richiesto l’emissione della fattura per le spese di vitto e alloggio può in ogni caso considerare la parte di Iva come costo deducibile (da sommare al costo).

In base alla circolare si può desumere che:

  • se l’impresa ha chiesto la fattura per certificare spese di ristorazione e albergo sostenute durante una trasferta:
    • può detrarre l’Iva se procedere con la registrazione del documento nei registri Iva acquisti;
    • non procede alla detrazione Iva se ha contabilizzato tutta la spesa come costo (nota spese): l’importo dell’Iva non detratta diventa costo indeducibile (bisogna scorporare dalla fattura l’Iva non detratta e imputarla a “costi non deducibili”);
  • se l’impresa non ha richiesto la fattura per certificare spese di ristorazione e albergo sostenute durante una trasferta ma attesta la spesa con ricevuta fiscale o scontrino:
    • l’importo dell’Iva implicita nel documento costituisce costo deducibile sempreché la scelta di non richiedere la fattura derivi da valutazioni di convenienza economica;
  • se l’impresa sostiene una spesa di ristorazione e alberghi qualificata come di rappresentanza:
    • l’Iva è sempre indetraibile e diventa costo (deducibile).

Quali sono le regole iva per le spese di trasporto?

Non è detraibile l’Iva assolta sulle spese di trasporto di persone, tranne quando tali servizi costituiscono oggetto dell’attività propria dell’impresa (es: impresa di noleggio).

Qual è il trattamento fiscale e previdenziale dei rimborsi per il dipendente o per il collaboratore?

I rimborsi spese percepiti dai dipendenti sono:

  • imponibili ai fini Irpef e Inps se:
    • assumono natura retributiva (compensi e non rimborsi spese);
    • sono relativi a rimborsi spese per trasferte effettuate all’interno del Comune;
    • i rimborsi chilometrici sono superiori a quanto indicato nelle tabelle ACI;
    • i rimborsi forfetari superano le seguenti soglie:
      • Per le trasferte Italia:
        • Euro 15,49 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
        • Euro 30,99 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
        • Euro 46,48 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe);
      • Per le trasferte all’estero.
        • Euro 25,82 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
        • Euro 51,65 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
        • Euro 77,47 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe).
      • non imponibili ai fini Irpef e Inps se:
        • relativi a rimborsi spese per trasferte effettuate fuori del Comune.
        • i rimborsi chilometrici sono pari o inferiori a quanto indicato nelle tabelle ACI;
        • in caso di rimborsi forfetari non superano le seguenti soglie:
          • Per le trasferte Italia:
            • Euro 15,49 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
            • Euro 30,99 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
            • Euro 46,48 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe);
          • Per le trasferte all’estero.
            • Euro 25,82 al giorno a cui si possono aggiungere analiticamente le spese di vitto e alloggio;
            • Euro 51,65 al giorno comprendente le spese di vitto oppure quelle di alloggio (una delle due);
            • Euro 77,47 al giorno comprendente le spese di vitto e alloggio (entrambe).

Busta paga, libro unico o bonifico?

Devono essere sempre registrati nel L.U.L. (libro unico del lavoro) i rimborsi spese a dipendenti e collaboratori anche esenti fiscalmente e contributivamente. In particolare:

  • è sufficiente annotare il totale delle spese, posto che gli importi analitici possono (e normalmente lo sono) essere annotati in un documento a parte (nota spese);
  • non vanno riportate le somme riconducibili a mera anticipazione di spese sostenute dal dipendente in nome e per conto del datore di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda (è il caso, per esempio, che si verifica se il dipendente di una impresa di impianti elettrici, durante la missione di lavoro, deve acquistare dei cavi elettrici presso un rivenditore sito nelle vicinanze del cantiere per completare l’intervento e si fa emettere fattura intestata all’azienda);
  • vanno riportati i rimborsi spese effettuati con l’utilizzo di carta di credito aziendale (anche se la spesa non è stata sostenuta dal dipendente/collaboratore);
  • allorquando si formino in capo al dipendente o collaboratore fondi spese o fondi cassa essi non andranno indicati sul L.U.L. nel quale invece andrà evidenziata soltanto la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi.

Le sanzioni per le violazioni di registrazione sul L.U.L. sono di due tipi:

  • una di tipo omissivo: i dati non sono stati registrati e
  • una di tipo commissivo: i dati sono registrati ma non rispondono al vero.

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